จัดการลูกหนี้ อย่างไร? ให้ได้เงิน

ทำการค้าในยุคนี้สมัยนี้ ใคร ๆ ก็เลือกที่จะค้าขายแบบมีเครดิตให้กันบ้าง อย่างเช่น ตอนที่เราเองเป็นผู้ซื้อ เราก็ต้องการเครดิตนานๆเช่นเดียวกัน เพราะนั่นแปลว่าเงินยังคงหมุนอยู่ในกระเป๋าเราได้อีกระยะนึง แต่เมื่อเรามานั่งอยู่ในมุมของผู้ขาย การให้เครดิตระยะเวลาชำระเงินยิ่งนานวันออกไป นั่นก็คือเงินสดของเราที่ยังไม่ไหลเข้ามือเราสักที และถ้าเราชะล่าใจ หรือ ไม่ทันได้ตรวจสอบสภาพคล่องของธุรกิจอย่างสม่ำเสมอก็อาจจะทำให้ธุรกิจของเราสะดุดลงได้เช่นกัน

โดยทั่วไป เครดิตทางการค้าที่นิยมใช้กันก็จะอยู่ที่ราว ๆ 30 วัน แต่ถ้าเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ก็อาจจะมีการปรับขยายช่วงระยะเวลาของเครดิตออกไปมากขึ้นหน่อย ถ้าเรามองกันในมุมของบัญชี การที่สินค้าได้ถูกส่งมอบให้ลูกค้าแล้วนั้น ก็จะถือว่ารายได้ของธุรกิจได้เกิดขึ้นแล้วค่ะ ถึงแม้ว่า ณ เวลานั้น เงินสดจะยังไม่ได้โอนเข้ามาในบัญชีของเรา แต่ในเชิงของรายได้นั้น บริษัทสามารถทำบันทึกรายได้ที่จะเข้ามาก้อนนี้ได้ หรือที่เรียกกันว่า “ลูกหนี้การค้า” นั่นเองค่ะ

คำว่า “ลูกหนี้การค้า” นั้นในภาษาอังกฤษจะเรียกว่า Account Receivable, Trade Receivable ค่ะ หมายถึง ลูกหนี้ที่เกิดจากการทำธุรกิจ ซึ่งใช้ในกรณีที่รายได้นั้นเกิดขึ้นแล้วและเจ้าของธุรกิจคาดว่ารายได้ก้อนนั้น ๆ จะเข้ามาในอนาคตค่ะ มองดูก็คล้าย ๆ กับการขายแล้วเชื่อไว้ก่อน เหมือนร้านขายของชำสมัยก่อนนั่นเองค่ะ ที่พ่อค้าแม่ขายสามารถมาซื้อน้ำปลา, น้ำตาลไปใช้ทำอาหารก่อนแล้วค่อยมาจ่ายคืนให้ทีหลังค่ะ และถ้าธุรกิจของคุณ ๆ มีการทำการขายในลักษณะนี้ ก็ควรจะทำบัญชีลูกหนี้เอาไว้ด้วยนะคะ เพื่อที่จะได้ตรวจสอบไล่เรียงกันต่อได้ว่าลูกหนี้การค้าแต่ละรายมียอดค้างชำระรวมอยู่กี่วันแล้ว หรือที่เราเรียกกันว่าการวิเคราะห์ Aging ลูกหนี้การค้าค่ะ สิ่งที่เจ้าของกิจการพึงระลึกและตระหนักให้มาก ๆ ก็คือ การที่คุณ ๆ มีลูกหนี้การค้าที่คงค้างยอดชำระไว้นานวันมากเท่าไร ความเป็นไปได้ที่จะได้เงินก้อนนั้นมาก็ยิ่งน้อยลงไปทุกทีค่ะ ดังนั้นคุณ ๆ จำเป็นต้องตรวจเช็คลูกหนี้การค้าอยู่เป็นประจำนะคะ อันนี้เป็นดัชนีแจ้งเตือนและตัวชี้วัดประเภทของลูกค้าที่คุณ ๆ มีอยู่ได้เป็นอย่างดีเลยหล่ะค่ะ

หากคุณ ๆ สงสัยว่าเราจะรู้จักลูกค้าของเราผ่านการวิเคราะห์ Aging ได้อย่างไร ถ้างั้นเรามาลองสมมุติกันว่า ขณะนี้บริษัทของคุณมีลูกค้าอยู่ 3 เจ้าด้วยกัน คือ บริษัท เก่ง, บริษัท ขยัน และ บริษัท คง โดยแต่ละบริษัทนั้น ก็มีการซื้อขายกับคุณมาอย่างต่อเนื่อง เมื่อคุณได้ลองนำประวัติการสั่งซื้อและการชำระเงินของทั้ง 3 บริษัทมาทำตารางวิเคราะห์ดูก็พบว่า

บริษัท เก่ง นั้นมียอดเงินรอชำระอยู่ 10,000 บาท เพราะเพิ่งส่งของไปให้ และยอดนี้ยังไม่ครบกำหนดชำระ และยังมียอดที่เพิ่งจะเลยกำหนดชำระไปแต่ไม่ยังไม่เกิน 30 วันอยู่อีก 40,000 บาท, ยอดค้างชำระที่เกิน 30 วันแต่ไม่ถึง 60 วันอยู่อีก 60,000 บาท และ สุดท้ายคือยอดที่เกินกำหนด 60 วันไปแล้วประมาณ 90,000 บาท

ส่วนบริษัท ขยัน นั้น มียอดที่เกินกำหนดชำระ 30 วันแต่ไม่เกิน 60 วันอยู่ 50,000 บาท และอีกยอดคือยอดที่ยังไม่ถึงกำหนดชำระราว ๆ 12,000 บาท

ส่วนบริษัท คง นั้น มีเพียงยอดที่ยังไม่ครบกำหนดชำระอยู่ 10,000 บาทค่ะ

จากการแยกรายละเอียด Aging ออกมา คุณ ๆ ก็จะสังเกตเห็นว่าลูกค้าอย่างบริษัท เก่ง นั้น มีความเสี่ยงสูงเพราะมียอดค้างชำระที่เลยกำหนดมานานกว่า 2 เดือน และยอดรวมของหนี้ก็สูงที่สุดอีกด้วย ยิ่งถ้าคุณให้เครดิตต่อไป คุณก็จะมีโอกาสเจอหนี้เสียมากขึ้นค่ะ ดังนั้นต้องเร่งแจ้งฝ่ายขายที่ดูแลลูกค้ารายนี้ และงดการให้เครดิตจนกว่าการชำระจะกลับสู่ภาวะปกติค่ะ ส่วนลูกค้าอย่างบริษัท ขยัน นั้น ก็ยังไม่ได้ส่อแววอะไรชัดเจนนัก แต่ก็เป็นไปได้ว่าอาจจะกำลังขาดสภาพคล่องทางการเงินอยู่ ดังนั้นคุณ ๆ ก็ควรเตือนฝ่ายขายเอาไว้บ้างเรื่องการให้เครดิตกับลูกค้ารายนี้ค่ะ ส่วนลูกค้าอย่างบริษัท คง นั้น นับว่ายังอยู่ในเกณฑ์ที่ดี ไม่น่าวิตกอะไรค่ะ เมื่อคุณ ๆ ได้เห็นภาพลูกหนี้การค้าอย่างนี้แล้ว คุณ ๆ ก็จะได้วางแผนบริหารสภาพกระแสเงินสดของกิจการคุณให้สอดคล้องกับรายรับได้ดีขึ้นค่ะ

ทีนี้ คุณ ๆ จะ จัดการกับลูกหนี้ การค้าอย่างไรกันดี ?

ขั้นแรกเลย คุณอาจจะเลือกใช้วิธีเจรจาต่อรองกับลูกหนี้ค่ะ เพราะอย่างไรซะได้เงินบางส่วนมาก็ยังดีกว่าไม่ได้เงินสักบาทเลย ถูกมั๊ย ดังนั้นเจ้าหนี้จึงอาจเสนอให้แบ่งชำระเป็นงวด ๆ หรือไม่ก็แจ้งความจำเป็นที่ต้องจำกัดจำนวนสินค้าถ้ายังมีหนี้ค้างชำระอยู่ เพราะลูกหนี้ของคุณอาจจะเจอกับวิกฤตการเงินเพียงชั่วคราว รักษาความสัมพัทธ์ทางการค้าไว้ก่อนย่อมดีกว่าค่ะ

ขั้นที่สอง ก็อาจจะให้ทางออกโดยสามารถชำระเป็นสิ่งของอย่างอื่นแทนได้ กรณีนี้คือ ถ้าลูกหนี้ขาดสภาพคล่องทางเงินสดจริง ๆ เขาก็ไม่รู้จะจ่ายคุณอย่างไร คุณอาจจะรับเป็นสินค้าของเขามาแทนและนำไปขายทอดตลาดเป็นเงินกลับมาก็ยังได้ค่ะ อย่างน้อยก็ยังไม่เงินเข้ามา หรือถ้าได้กำไรจากการขายของเหล่านั้นก็ยิ่งถือว่าเป็นดอกเบี้ยดี ๆ นะคะ

แต่ถ้าไม่มีสามารถจัดการกับหนี้ด้วยทั้ง 2 ขั้นตอนนี้ ก็คงจำเป็นต้องพึ่งแฟคเตอริ่ง หรือ บริษัทที่เขารับซื้อขายลูกหนี้ และคุณก็ต้องยอมเสียค่าธรรมเนียมบ้างเพื่อแลกกับได้เงินก้อนกลับมา ไม่อย่างนั้นก็คงต้องพึ่งการฟ้องร้องซึ่งนอกจากจะต้องเสียค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เพิ่มเติมแล้ว ยังมีผลกระทบต่อชื่อเสียงของบริษัท และ ความสัมพันธ์กับลูกค้าไปด้วยค่ะ จะเลือกจัดการกับลูกหนี้การค้าด้วยวิธีไหน ให้ได้เงินมาเพิ่มสภาพคล่องก็ลองพิจารณากันดูดี ๆ นะคะ