สำหรับคุณ ๆ ที่อยากจะมีธุรกิจเป็นของตนเอง ก็มักจะคิดถึงการนำเงินไปลงทุนซื้อเครื่องไม้เครื่องมือ, เครื่องจักรและวัตถุดิบต่าง ๆ เพื่อนำไปผลิตสินค้า หรือ บริการอย่างที่ต้องการ จากนั้นก็ตั้งราคาขายที่น่าดึงดูดและเก็งกำไรได้นาสนใจ ถ้าสินค้าหรือบริการนั้น ๆ ตอบโจทย์ของกลุ่มเป้าหมายได้ ก็จะมีกลุ่มลูกค้าประจำมาติดต่อซื้อสินค้าหรือใช้บริการอย่างต่อเนื่อง ซึ่งถ้ามากันถูกทางจริง ๆ ก็จะทำให้กิจการที่ลงทุนลงแรงไปนั้นประสบความสำเร็จและมีกำไรได้ตามที่ตั้งเป้าหมายกันเอาไว้ค่ะ
แต่คุณ ๆ ลืมให้ความสำคัญ หรือ มองข้ามบางเรื่องบางอย่างกันไปหรือเปล่าค่ะ เช่น เงินที่คุณนำมาใช้จ่ายหมุนเวียนในการผลิตสินค้าหรือให้บริการนั้น แท้จริงแล้วเงินก้อนนั้นคุณนำมาจากไหนกันคะ และคุณ ๆ รู้หรือเปล่าว่าเงินก้อนนั้นถูกนำมาใช้จ่ายอะไรไปบ้าง, ใช้เพื่ออะไร และ ใช้ไปเมื่อไรค่ะ
ในการทำธุรกิจนั้น บางครั้งคุณก็จำเป็นต้องใช้จ่ายเงินก้อนออกไปซึ่งก็อาจจะเป็นการจ่ายเงินก้อนเพียงครั้งเดียว เช่นใช้จ่ายเพื่อซื้อเครื่องจักร หรือ อาจจะเป็นการใช้จ่ายที่มีระยะเวลาในการใช้จ่ายต่างกันออกไป อย่างเช่น ค่าใช้จ่ายบางอย่างเราก็รู้กันว่าต้องจ่ายออกไปทุก ๆ เดือน อย่างพวกค่าแรง, ค่าวัตถุดิบ, ค่าขนส่ง, ค่าสาธารณูปโภค และค่าภาษี เป็นต้น แต่ก็มีค่าใช้จ่ายบางอย่างที่อาจจะมาเยือนเรานอกแผนงาน เช่น ค่าซ่อมบำรุงเครื่องจักร ค่ะ
ดังนั้น ถ้าผู้ประกอบการไม่ได้ทำการจดบันทึกรายรับและรายจ่ายไว้อย่างเป็นระบบ ก็อาจจะเป็นได้ว่าบางช่วงเวลาที่เงินข้าเข้ามาหรือรายรับของธุรกิจต่ำกว่ารายจ่ายที่ควักออกไป และทำให้ธุรกิจขาดสภาพคล่องลงไปได้ค่ะ ซึ่งก็อาจจะส่งผลให้เงินสดขาดมือ และอาจจะทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไปไม่ได้นะคะ การบริหารเงินสดหมุนเวียนของธุรกิจนั้นก็คือ การจัดการ กระแสเงินสด ค่ะ
เราต้องมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า เงินขาเข้า หรือ เงินที่หมุนเข้ามาใช้จ่ายในการประกอบธุรกิจก็คือ เงินลงทุนที่ได้มาจากผู้ถือหุ้น, เงินจากตัวเจ้าของกิจการเอง, เงินที่กู้ยืมมาจากธนาคาร, เงินที่ได้จากการขายสินค้า หรือ ผลตอบแทนจากเงินปันผลที่ได้จากการลงทุนด้านอื่น ๆ ซึ่งเงินเหล่านี้ก็จะไหลออกไปกับค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เพื่อให้ธุรกิจนั้น ๆ เดินหน้าต่อไปได้ การควบคุมกระแสเงินสดก็คือการดูแลเงินขาเข้าและขาออกให้ดี เช่น คุณจำเป็นต้องรู้ว่าลูกค้าจะชำระค่าสินค้าและบริการมาเมื่อไร หรือ รอบเวลาที่คุณ ๆ ต้องนำเงินออกไปชำระค่าวัตถุดิบเป็นช่วงเวลาไหน แล้วในส่วนของค่าจ้างค่าแรงต่าง ๆ ต้องใช้จ่ายออกไปเมื่อไร รวมไปถึงคุณต้องวางแผนคร่าว ๆ ด้วยว่าค่าใช้จ่ายสำหรับบำรุงรักษาเครื่องจักร หรือ ซื้อเครื่องมือใหม่ ๆ นั้นควรจะเป็นเมื่อไรดี เมื่อได้จิ๊กซอว์ข้อมูลต่าง ๆ มาครบก็นำมาต่อให้เป็นภาพ
จากนั้นคุณก็จะได้ข้อมูลสำหรับคำนวณ กระแสเงินสด ในธุรกิจของคุณ ณ ช่วงเวลานั้น ๆ ค่ะ ทีนี้ คุณก็จะรู้ว่ามีเงินสดหมุนเวียนเข้าออกเท่าไรบ้าง และในช่วงเวลาดังกล่าวนั้น มีจำนวนเงินสดมากเพียงพอต่อการใช้จ่ายหรือเปล่า ซึ่งโดยปกตินั้น กระแสเงินสดหมุนเวียนนั้น เราสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 แบบด้วยกันค่ะ
- แบบที่ 1 ก็คือ กระแสเงินสดเป็นบวก หรือ Positive Cash Flow ไว้ใช้เรียกในกรณีที่มีเงินไหลเข้ามากกว่าเงินไหลออก หรือก็คือมีเงินสำหรับใช้จ่ายเพื่อดำเนินธุรกิจได้ค่ะ
- แบบที่ 2 คือ กระแสเงินสดติดลบ หรือ Negative Cash Flow ไว้ใช้เรียกเวลาที่กระแสเงินสดขาออกมากกว่าเงินขาเข้าค่ะ เป็นที่น่าสังเกตและควรระวังสำหรับการทำธุรกิจก็คือ การละเลยในจุดสำคัญเมื่อกระแสเงินสดธุรกิจติดลบ เพราะจะส่งผลกระทบด้านสภาพคล่องทางการเงินและอาจจะทำให้ธุรกิจหยุดชะงักไม่สามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้อย่างต่อเนื่องค่ะ
ยกตัวอย่างให้เข้าใจได้ง่าย ๆ สมมุตินะคะว่าคุณนำเงินมาร่วมหุ้นกันบวกกับเงินที่ไปกู้ยืมสินเชื่อจากธนาคารมาลงทุนทำธุรกิจร้านกาแฟขึ้นมาสักร้านหนึ่ง สิ่งที่คุณพึ่งกระทำก็คือ นำเงินแบ่งออกมาเป็นค่าลงทุนหลักสำหรับเครื่องชงกาแฟต่าง ๆ ในวงเงินไม่เกิน 30% ของเงินก้อนทั้งหมด จากนั้นก็นำเงินอีก 20% ของวงเงินทั้งหมดมาใช้จ่ายสำหรับค่าวัตถุดิบ และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการเปิดร้าน หรือ ผลิตเครื่องดื่มกาแฟล็อตแรกค่ะ ซึ่งคุณ ๆ ก็จะยังคงมีเงินทุนเหลืออยู่อีก 50% ของเงินก้อนทั้งหมด ให้คุณ ๆ นำเงินก้อนที่เหลืออยู่นี้มากันไว้เป็นเงินทุนหมุนเวียนสำหรับการทำร้านกาแฟในช่วงแรก ๆ ไปก่อนค่ะ เพราะถ้าเผอิญคุณไม่สามารถเก็บค่าผลิตเมล็ดกาแฟส่งให้ลูกค้าได้ตามเวลาที่นัดหมาย แต่คุณก็จำเป็นต้องใช้จ่ายเรื่องค่าวัตถุดิบต่าง ๆ สำหรับทำการบรรจุกาแฟให้กับลูกค้าอีกเจ้าหนึ่งขึ้นมา เงินที่กันไว้ส่วนนี้ก็จะได้นำมาเป็นทุนหมุนเวียนให้ธุรกิจของคุณไม่สะดุด หรือ ชะงักให้ลูกค้าเสียความมั่นใจได้ค่ะ
และสำหรับกลุ่มธุรกิจที่ดำเนินกิจการมาสักระยะหนึ่งแล้ว ก็สามารถนำแนวทางนี้ไปประยุกต์ใช้ได้เช่นเดียวกันนะคะ เช่น ส่งของให้ลูกค้าไปแล้วแต่ลูกค้าไม่ได้ชำระเงินตามเงื่อนเวลาที่ตกลงกันไว้ คุณเองก็อาจจะขาดสภาพคล่อง ขาดเงินสดมาหมุนเวียนไปด้วย แต่ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ก็ยังคงต้องมีอยู่ แล้วถ้าไม่มีเงินก้อนนี้มาหมุนเวียนมาช่วยพยุงไว้ ก็อาจจะทำให้ไม่สามารถเดินหน้าธุรกิจต่อไปได้ค่ะ นี่แหละค่ะ ความสำคัญของ กระแสเงินสด ต่อกิจการธุรกิจที่คุณ ๆ ควรรู้กันไว้ค่ะ
