เป็นเจ้าของธุรกิจเองอย่าลืมสนใจแต่เรื่องยอดขาย กำไรหรือขาดทุน เท่านั้น สิ่งที่คนทำธุรกิจต้องคิดถึงด้วย ก็คือ เรื่องบัญชีของธุรกิจตัวเอง ซึ่งบางคนที่ทำธุรกิจของตัวเองอาจจะไม่ได้จบบัญชีมา อาจจะมองว่าเป็นเรื่องยาก แต่เดี๋ยวนี้ถ้าเราเป็นเจ้าของธุรกิจเองเราก็สามารถไปจ้างให้คนที่ทำบัญชีเป็นมาทำให้เราก็ได้ แต่อย่างน้อยเราก็ต้องรู้เรื่องบัญชีติดตัวเอาไว้บ้าง เพื่อที่เราจะได้รู้ว่าเงินลงทุนที่เราลงไปนั้นได้ใช้ประโยชน์อย่างคุ้มค่า รวมทั้งจะได้รู้ด้วยว่าเงินของธุรกิจของเราหมดไปกับเรื่องอะไรบ้าง เพราะฉะนั้นเป็นเจ้าของธุรกิจกันแล้ว มาเรียนรู้เรื่องบัญชีเบี้องต้นกันดีกว่า
เริ่มที่บัญชีรายรับ-รายจ่าย
ซึ่งก็จะเหมือนการบันทึกรายรับรายจ่ายส่วนตัวของเรา เพียงแต่เปลี่ยนเป็นรายรับรายจ่ายของธุรกิจของเรา ว่าในแต่ละวันรายรับและรายจ่ายของธุรกิจเรามีอะไรบ้าง ต่อจากนั้นหากธุรกิจที่เราทำอยู่เป็นธุรกิจที่มีการผลิตสินค้า ดังนั้นบัญชีที่จะทำเพิ่มขึ้นอีก 1 บัญชี คือ บัญชีควบคุมการผลิตหรือวัตถุดิบ ที่จะช่วยให้เราได้รู้ว่าเราจะต้องจัดหาวัตถุดิบมาเท่าไร เพื่อใช้ผลิตสินค้าของเรา มีของคงเหลือเท่าไร เพื่อที่เราจะได้ไม่ต้องหาวัตถุดิบมาไว้มากจนเกินไป หรือมีของไม่เพียงพอต่อการผลิต ทำให้ส่งสินค้าให้ลูกค้าไม่ทัน เพราะฉะนั้นการมีบัญชีควบคุมการผลิตหรือวัตถุดิบนั้น ก็จะช่วยให้เราสามารถบริหารงานได้ง่ายขึ้น
สำหรับบัญชีอีกประเภทที่เราควรจะต้องมี ก็คือ บัญชีแยกประเภทลูกหนี้และเจ้าหนี้ ซึ่งบัญชีนี้จะช่วยให้เราบริหารการเงินในธุรกิจได้อีกทาง เพราะจะช่วยให้เรารู้ได้ว่ามีรายการลูกหนี้กี่ราย จำนวนเงินเท่าไรที่ยังไม่ได้รับเงิน มีลูกหนี้ที่ยังไม่ได้จ่ายเงินให้เรามากน้อยแค่ไหน ในขณะเดียวกันก็จะทำให้เรารู้ด้วยว่าทางฝั่งเจ้าหนี้นั้น เรายังมีรายการที่ยังไม่ได้ชำระเงินกี่รายการ เป็นจำนวนเงินเท่าไร เพื่อที่เราจะได้เตรียมเงินให้เพียงพอและสามารถชำระได้ตรงเวลา สำหรับรักษาเครดิตของเราที่จะมีกับเจ้าหนี้แต่ละราย
อ่านเพิ่มเติม : วิชาการเงิน(ไม่ยากเกิน) เจ้าของธุรกิจมือใหม่ ต้องรู้ !
เมื่อทำบัญชีครบทุกประเภทแล้วสุดท้ายเราจะได้เป็นงบการเงินออกมา ก็จะประกอบด้วยงบดุล งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสด ซึ่งจะช่วยให้เห็นว่าธุรกิจของเรามีฐานะทางการเงินอย่างไรบ้าง มีส่วนใดของธุรกิจของเราที่ต้องเข้าไปดูแลแก้ไข หรือใส่ใจเป็นพิเศษในส่วนใดหรือไม่ เพราะฉะนั้นเราจึงต้องทำความรู้จักงบการเงินในแต่ละประเภทไว้ด้วย
- เรามาดูที่งบดุลกันก่อน
โดยงบดุล คือ งบที่แสดงฐานะทางการเงินของธุรกิจ ณ วันใดวันหนึ่ง งบดุลนี้จะช่วยให้เรารู้ว่าธุรกิจของเรามีสินทรัพย์ หนี้สิน และเงินทุนเท่าไร งบดุลจะประกอบด้วย 3 ส่วน คือ สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของหรือทุนนั่นเอง โดยในส่วนของสินทรัพย์และหนี้สินนั้นก็ยังแบ่งเป็น หมุนเวียนและไม่หมุนเวียนอีก ซึ่งสินทรัพย์หมุนเวียน หมายถึง เงินสดหรือสินทรัพย์อื่นๆ ที่สามารถแปลงเป็นเงินสดได้ภายในเวลา 1 ปี เช่น ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ ส่วนสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน ก็จะหมายถึง สินทรัพย์ทั้งที่มีตัวตนและไม่มีตัวตนที่ไม่สามารถแปลงเป็นเงินสดได้ภายใน 1 ปี เช่น ที่ดิน อาคาร รถยนต์ เงินลงทุนระยะยาว ทางด้านหนี้สินหมุนเวียน ก็เช่น เจ้าหนี้การค้า ที่มีระยะเวลาชำระคืนภายใน 1 ปี หนี้สินไม่หมุนเวียน เช่น เงินกู้ที่มีระยะเวลาผ่อนมากกว่า 1 ปี และส่วนสุดท้าย คือ ส่วนของเจ้าของหรือทุนของเรานั่นเอง
- งบการเงินที่เราต้องรู้จักอีกประเภทหนึ่ง ก็คือ งบกำไรขาดทุน
ที่จะช่วยให้เรารู้ว่าธุรกิจของเรามีกำไรมากน้อยแค่ไหน ซึ่งงบกำไรขาดทุนนี้ประกอบด้วย 3 ส่วน เหมือนกันกับงบดุล คือ รายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไร/ขาดทุนสุทธิ โดยรายได้ก็จะแบ่งเป็นรายได้จากการขายและรายได้อื่น จำพวกดอกเบี้ยรับหรือกำไรจากการขายสินทรัพย์ สำหรับทางด้านค่าใช้จ่ายก็จะแบ่งเป็น ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เช่น เงินเดือน ค่าคอมมิชชั่น และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ก็เช่น ดอกเบี้ยจ่าย ค่าน้ำค่าไฟ เป็นต้น
- และงบการเงินที่เราควรจะรู้จักประเภทสุดท้าย คือ งบกระแสเงินสด
จะเป็นงบที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับเงินสดรับและเงินสดจ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมด ที่จะช่วยให้เราสามารถตรวจสอบการหมุนเวียนเข้าออกของเงินสดทั้งหมดในกิจการ ซึ่งจะแสดงการได้มาและใช้ไปของเงินสดที่ได้จากการดำเนินงาน จากการลงทุน และจากการจัดหาเงินทุน
ซึ่งจริงๆ แล้วทั้งบัญชีและงบการเงินของธุรกิจเรานั้น เราอาจจะไม่ต้องทำเองก็ได้ เราสามารถจ้างบริษัทที่เราทำบัญชีมาทำให้เรา แต่เราต้องเก็บเอกสารต่างๆ ที่เกิดขึ้นไว้ให้ครบถ้วน อีกทั้งเราจะต้องอ่านบัญชีและงบการเงินให้เป็นเท่านั้นเอง เพื่อที่จะได้บริหารธุรกิจของเราให้ได้ดีที่สุด
