กว่าจะเป็นนัก ธุรกิจ SME ได้ ต้องผ่านหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นเงินทุน คู่แข่ง สินค้า ลูกค้า เศรษฐกิจ ทั้งหมดนี้ต้องอาศัยทั้งประสบการณ์ ความแน่จริงของสินค้า พร้อมทั้งเตรียมความพร้อมกับเศรษฐกิจที่คุณ ต้องรับมือตลอดเวลา ขึ้นๆลงๆ เหมือนพอร์ตหุ้น วันนี้คุณ In พรุ่งนี้คุณ Out เมื่อไหร่มีเปิดอาเซียนคุณจะแข่งกับตลาดไทยอย่างเดียวไม่ได้ละ ต้องแข่งเพื่อนบ้านอีก
เป็นที่ทราบกันมานานแล้วว่า SME ไทยเรานั้นมีจุดอ่อนสำคัญอยู่ที่การไม่รู้ระบบบัญชี และเนื่องจากการไม่รู้ระบบบัญชี ก็ทำให้ SME ละเลยหรือเพิกเฉยที่จะให้ความสนใจกับการจัดทำระบบบัญชีที่ดีให้กับกิจการ ทำให้ SME ไม่สามารถทราบสถานะของการทำธุรกิจของตนเอง ว่าทำไปแล้วได้ผลตอบแทนกลับมาเป็นอย่างไรบ้าง คุ้มค่ากับเงินและแรงที่ลงไปกับธุรกิจหรือไม่
อ่านเพิ่มเติม >> พลิกวิกฤต ธุรกิจ SME ให้รอดแถมรวยขึ้น ! <<
โดยเฉพาะอย่างยิ่งทำธุรกิจทุกวันๆ แต่ไม่รู้ว่าได้กำไรที่แท้จริงเท่าไร ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เป็นเท่าไร ใช้จ่ายไปในเรื่องอะไรบ้าง จ่ายไปแล้วได้อะไรกลับมาบ้าง ลงทุนเพิ่มไปอีกคุ้มไหม ที่ทำไปคุ้มค่าเหนื่อยไหม อย่างไรก็ตาม คนทำธุรกิจย่อมรู้ดีว่ากำไรเกิดจากการที่เราสามารถสร้างยอดขายให้ได้มากกว่าค่าใช้จ่ายที่ลงไป เท่านั้นเอง จริงๆอาจมากกว่านั้นเป็นได้
ส่วนต่างระหว่างยอดขายที่ขายได้ เมื่อนำค่าใช้จ่ายต่างๆ มาหักออกไป ส่วนที่เหลือก็จะเป็นกำไรของเจ้าของนั่นเอง แต่กำไรอย่างเดียวยังไม่สามารถบอกได้ว่ากิจการธุรกิจมีฐานะทางการเงินเป็นอย่างไร มีความมั่งคั่งและมั่นคงมากหรือน้อย
สิ่งที่ SME มองมักมองในระยะเวลาสั้นๆ เช่นผลรายได้ ค่าใช้จ่าย กำไร รายเดือน รายปี พออยู่ได้ ซึ่งการมองแบบนี้ไม่มีผิดและไม่มีถูก แต่อาจจะไม่ยั่งยืน หรือจะนำธุรกิจ SME นี้ต่อยอดไปยันรุ่น 2 , 3 ไม่ได้นาน
ฉะนั้นการที่จะดูฐานะและความมั่นคงทางการเงินธุรกิจจะต้องดูไปที่การถือครองสินทรัพย์ของธุรกิจด้วย
สินทรัพย์ของธุรกิจ ได้แก่ เงินสด หรือเงินฝากธนาคารในนามของกิจการ สถานที่ที่ใช้ทำธุรกิจที่ลงทุนซื้อมา เช่น ตึกแถว อาคารพาณิชย์ หรืออาคารที่สร้างขึ้นมาเพื่อใช้ทำธุรกิจ สินค้าที่มีอยู่ในร้านหรือเก็บไว้ในโกดัง รวมถึงลูกหนี้ทางธุรกิจที่ยังไม่ได้ตามเก็บหนี้มาด้วย การได้มาซึ่งสินทรัพย์เหล่านี้ย่อมต้องใช้เงินซื้อมาทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นเงินที่ได้มาจากกิจการหรือกำไรที่เกิดขึ้น สินทรัพย์บางส่วนก็ใช้เงินของเจ้าของไปซื้อมา หรือไม่ก็ต้องไปกู้หนี้ยืมสินเขามาซื้อ คุณจะคำนวณมูลค่าของทรัพย์สินทั้งหมดของกิจการ โดยคิดง่ายๆ ว่า
สินทรัพย์ = หนี้สิน+ทุน
เพื่ออธิบายว่าความร่ำรวยหรือฐานะทางการเงินของ SME นั้น ส่วนใหญ่ได้มาจากส่วนเงินทุนที่ลงไปและกำไรที่สะสมไว้จากการทำการค้าที่ผ่านมาทั้งหมด หรือได้มาจากการไปกู้หนี้ยืมสินคนอื่นเขามาใช้
ในการติดตามฐานะการเงินและความมั่งคั่งของธุรกิจ คุณจะต้องติดตามและบันทึกกิจกรรมทางธุรกิจอย่างครบถ้วนทั้งที่มาและที่ไป ยกตัวอย่างเช่น ซื้อสินค้าอย่างเสื้อผ้ามาขาย คุณก็จะต้องบันทึกว่าซื้อสินค้ามาจำนวนเท่าไร และเงินที่นำไปซื้อนั้นเป็นเงินสดหรือเป็นเงินเชื่อ คุณจะต้องติดตามว่าหากซื้อสินค้ามาด้วยเงินสด จำนวนสินค้าที่กลับมาในร้านจะต้องมีมูลค่าเท่ากับเงินสดที่หายไปจากลิ้นชักเก็บเงิน เมื่อตรวจนับสินค้า และตรวจสอบเงินสดที่ลดลงไป จำนวนจะต้องเท่ากันเสมอ เรียกได้ว่า ต้องตรวจสอบทั้ง 2 ขา ให้ยันกัน ทั้งขาเงินสดที่ออกไป กับขาสินค้าที่เข้ามา
ดังนั้น ที่เราเคยได้ยินว่า คุณปิดบัญชีไม่ลง ก็เพราะตัวเงินทั้ง 2 ขานี้ มันไม่ยันกันนั่นเอง และเป็นหน้าที่ของคุณที่ต้องติดตามหาสาเหตุจนพบว่าอะไรที่เป็นเหตุทำให้ตัวเงินไม่ตรงกัน ในกรณีที่ไปซื้อสินค้ามาเป็นเงินเชื่อ คุณก็จะรู้ว่าเงินสดในลิ้นชักจะไม่ลดลงหรือหายไป แต่จะลงบัญชีว่าธุรกิจเป็นหนี้ค่าสินค้าจำนวนเท่าไรในจำนวนที่เท่ากัน หรือในทางกลับกัน หากธุรกิจขายสินค้าไปโดยให้เครดิตลูกค้า คุณก็จะทราบว่าสินค้าหายไปจากร้านจำนวนเท่าไร และธุรกิจเป็นเจ้าหนี้ลูกค้าที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อไปเท่าไร
ระบบบัญชีทำให้เจ้าของธุรกิจทราบได้ว่า ตอนนี้มีลูกหนี้ เจ้าหนี้อยู่เท่าไร หากมีลูกหนี้ค้างชำระเกินเวลากำหนดก็จะได้รีบไปตามเก็บหนี้ ให้ได้เงินสดกลับมาใช้หมุนเวียนธุรกิจ หรือหากมีเจ้าหนี้ถึงกำหนดชำระก็ควรนำเงินไปชำระหนี้
อีกส่วนนึงที่คุณต้องคำนึงคือเรื่องค่าใช้จ่ายรายวันของพนักงาน การทำงานล่วงเวลา การเบิกค่าใช้จ่ายก่อนและ เงินฉุกเฉินที่คุณจะต้องรับผิดชอบอีก เช่นลูกน้องขโมยสินค้า สินค้าหาย ที่สำคัญลูกน้องไม่สบาย เกิอุบัติเหตุถ้าคุณมีลูกน้องมากกว่า 3 คนขึ้นไปแนะนำให้ทำประกันสังคมให้กับพนักงานเพื่อความมั่นใจทั้งสองฝ่าย อีกส่วนนึงคือการรักษาเครดิตของลูกค้าเมื่อไหร่ที่คุณเป็น SME อย่างเต็มตัวแล้วคุณจะต้องสร้างสัมพันธ์กับลูกค้าสร้างเครดิต ให้เครดิตให้คู่ค้าต่อยอดธุรกิจ
เพื่อรักษาเครดิตทางการเงินให้เป็นที่น่าเชื่อถือของคู่ค้าและผู้เกี่ยวข้องไปอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น การมีระบบบัญชีที่ดี ถูกต้อง และแม่นยำ จะทำให้ SME ได้ทราบสถานะทางธุรกิจได้อย่างชัดเจนและรวดเร็ว สามารถตัดสินใจในการใช้เงินทำการค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และทำให้สามารถวางแผนทางการเงินไม่ให้เกิดอาการสะดุด หรือเงินขาดมือ ซึ่งอาจทำให้ธุรกิจได้รับผลกระทบในทางลบโดยไม่จำเป็นและไม่ต้องการได้
