เวลาเป็นสิ่งที่มีอยู่อย่างจำกัด ในขณะที่โลกของการทำงานนั้นมีหลายสิ่งที่ต้องทำจนล้นเกินกว่าเวลาที่มีไม่รู้กี่เท่า ดังนั้นมนุษย์ทำงานจึงต้องรู้จักวิธีการบริหารจัดการเวลาเพื่อให้งานเสร็จได้ตรงตามกำหนดและมีคุณภาพของงานที่ยอดเยี่ยม อีกทั้งยังสามารถใช้เวลาที่มีอันน้อยนิดสร้างความเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นให้กับชีวิตที่จะส่งผลให้คุณมีความก้าวหน้ามีคุณภาพชีวิตที่ดีกว่าอีกด้วย
มาดูกันว่า เทคนิคการจัดสรรเวลาให้มีประสิทธิภาพ บริหารจัดการเวลา สำหรับมนุษย์ออฟฟิศ นั้นต้องทำอย่างไรกันบ้าง
จัดทำรายการอย่างเป็นขั้นตอน
- ลิสท์รายการที่ต้องทำ เขียนรายการทั้งเดือนที่คุณจะต้องทำออกมา ทั้งโปรเจ็คท์ใหม่ที่มีกำหนดแน่นอน,นัดหมายลูกค้าคนสำคัญ,กำหนดส่งงาน รวมทั้งโปรแกรมออกกำลังกาย,ท่องเที่ยว,วันเกิดเจ้านายหรือคนสำคัญ จากนั้นจัดแบ่งกลุ่มความสำคัญออกมา เพื่อที่จะได้จัดสรรเวลาให้กับแต่ละรายการอย่างเหมาะสม เช่น
- สำคัญมากสุด :ส่งโปรเจ็คท์,พบลูกค้าคนสำคัญ,พาแม่ไปหาหมอตามนัด
- สำคัญรองลงมา : วันเกิดหัวหน้าแผนก,นัดเพื่อนงานเลี้ยงรุ่น, งานแต่งงานลูกพี่ลูกน้อง
- อื่นๆ : คลาสเรียนโยคะ,คอร์สสนทนาภาษาอังกฤษ
การแบ่งความสำคัญของรายการออกเป็นกลุ่มๆจะทำให้คุณรู้ระยะเวลาและความเร่งด่วนที่ต้องรีบจัดการให้เสร็จ หรือต้องใช้เวลากับรายการนั้นก่อนสิ่งอื่นในเวลาเดียวกัน ที่สำคัญลงวันที่และเวลาลงไปให้ชัดเจนด้วย
- จัดรายการทำงานของแต่ละสัปดาห์ โดยแบ่งย่อยลงมาจากหัวข้อหลักของงานที่ต้องทำทั้งเดือน เพื่อให้คุณโฟกัสกับงานที่อยู่ตรงหน้าได้มากขึ้น ใช้เวลาในคืนวันอาทิตย์ทำตารางงานที่ต้องทำและนัดหมายต่างๆทั้งสัปดาห์ และเตรียมสิ่งที่จำเป็นให้พร้อม เช่น เอกสารนำเสนองานที่ต้องใช้,หาข้อมูลสำหรับประชุมงานและบันทึกเอาไว้ให้เป็นระเบียบให้ง่ายต่อการใช้งาน เป็นต้น
- ใช้เวลาประมาณ 30 นาทีวางแผนการทำงานของวันต่อไป เพื่อให้คุณมองเห็นภาพรวมของการทำงานทั้งหมด และช่วยลดการลืมสิ่งสำคัญๆที่อาจจะทำให้คุณพลาดอะไรดีๆไป รวมไปถึงหาทางแก้ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น พรุ่งนี้ต้องไปติดต่อลูกค้าในเส้นทางที่ไม่คุ้นเคย จึงต้องเตรียมแผนการเดินทางให้พร้อมและเผื่อเวลาในการเดินทางเอาไว้ด้วย เป็นต้น
ใช้ตัวช่วยในการทำงาน
- เทคโนโลยีในปัจจุบันทำให้การใช้ชีวิตสะดวกสบายขึ้น รวมไปถึงการทำงานที่คุณสามารถใช้ตัวช่วยต่างๆเหล่านี้ให้เป็นประโยชน์ในการจัดการเวลาและลดเวลาที่ใช้ในการทำงานต่างๆลงได้ ซึ่งก็นับว่าเทคโนโลยีเป็นตัวช่วยที่ดีในการทำงานมากทีเดียว
- แอพพลิเคชั่นช่วยจัดตารางเวลา ที่นอกจากคุณจะสามารถบันทึกรายการที่ต้องทำต่างๆลงไปได้อย่างสะดวกแล้ว ยังมีตัวช่วยเตือนความจำที่ทำให้คุณไม่พลาดลิสท์รายการที่ต้องทำต่างๆแม้สักรายการเดียว
- ตัวช่วยจัดการเอกสารและการทำงาน สมาร์ทโฟนในปัจจุบันมีความสามารถสูง คุณสามารถรับส่งอีเมล์,ปรึกษางานกับทีมผ่านโปรแกรมแชท, จัดทำและแก้ไขเอกสารและไฟล์งานต่างๆ ดังนั้นลงทุนกับตัวช่วยดีๆเหล่านี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการทำงานลงไปมากทีเดียว
- เทมเพลตสำเร็จรูป สำหรับงานพรีเซนต์และงานเอกสาร ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการทำงานได้มาก รวมถึงไฟล์สำเร็จรูปต่างๆที่ต้องใช้งานบ่อย เช่น ไฟล์คำนวณแบบ excel ที่ต้องมีเอาไว้ในเครื่องคอมที่ทำงานเสมอ ให้สามารถเรียกใช้งานได้ทันที
ลดการเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์
- สูญเสียไปเท่าไหร่กับคำว่า อีกแค่ 5 นาที ไม่ว่าจะเป็นการเปิดอ่านเว็บบอร์ดที่สนทนากันเรื่องละครโทรทัศน์,ดูคลิปตลกๆ,เม้าท์กับเพื่อนร่วมงาน หรือ แม้แต่การเล่นโซเชียลต่างๆ ที่สุดท้ายก็กินเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานไปเป็นชั่วโมง ดังนั้น อย่าเริ่มต้นวันทำงานด้วยสิ่งเหล่านี้ ให้โฟกัสกับงานที่สำคัญก่อนเสมอ
- วางนาฬิกาเอาไว้ในที่ที่มองเห็นได้ชัดเจน เพื่อที่คุณจะได้รู้เวลาทำงานที่แน่นอน และเป็นหลักจิตวิทยาที่ช่วยให้คุณไม่วอกแวกไปกับสิ่งอื่นๆที่ไม่สำคัญจนทำให้เสียเวลาทำงาน
- รู้จักพูดคำว่าไม่ บางครั้งที่งานต้องล่าช้าเพราะมัวแต่ไปช่วยงานคนอื่น ดังนั้นควรหัดปฏิเสธให้เป็น เพื่อที่คุณจะได้เน้นงานของตัวเองเป็นหลัก แต่ก็ต้องเป็นการปฏิเสธที่นุ่มนวลเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นด้วย
- อย่าหัวเสียกับรายละเอียดที่ไม่จำเป็น คุณไม่สามารถทำให้ทุกอย่างสมบูรณ์แบบได้อย่างใจ ดังนั้นโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญดีกว่า อะไรที่ไม่ถึงกับเพอร์เฟ็กต์ ก็ไม่ต้องไปพยายามเคร่งเครียดกับมัน แค่ทำให้ดีที่สุดก็เพียงพอแล้ว
- มุ่งสมาธิกับการทำงานทีละอย่าง คุณไม่สามารถตอบอีเมล์ลูกค้าพร้อมๆกับการคุยโทรศัพท์ หรือทำงานทีละหลายๆงานพร้อมกัน ดังนั้นจัดลำดับความสำคัญของงานและทำทีละอย่าง คุณจะพบว่างานเสร็จเร็วกว่าการทำทีละหลายๆอย่างพร้อมกันเสียอีก
สิ่งสำคัญในการบริหารจัดการเวลาก็คือ การควบคุมตัวเองให้ทำให้ได้ตามแผนงานที่วางไว้ หากทำได้ ก็จะช่วยให้คุณใช้เวลาในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างความสมดุลให้กับการทำงานและการใช้ชีวิต ได้เป็นอย่างดี หากคุณเป็นมนุษย์เงินเดือนที่มีปัญหากับการจัดสรรเวลาในการทำงานหรือมีเงินเดือนไม่พอใช้ ลองมาปรับเปลี่ยนตัวเองตามวิธีเหล่านี้ดู แล้วคุณจะพบว่าทั้งการเงินและการเงินดีขึ้นกว่าเดิมมากทีเดียว
