เทคนิคจำกัดเวลาการทำงานเพื่อให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย

มีใครคิดเหมือนผู้เขียนบ้างไหมคะว่าเวลามันช่างเดินเร็วเสียจริง แต่ละวัน แต่ละเดือน และแต่ละปีนั้นช่างผ่านไปไวเหลือเกิน จนแอบอดคิดไม่ได้ว่านี่โลกเราหมุนเร็วขึ้นรึเปล่า นั่งทำอะไรเพลิน ๆ ไม่นานพอหันไปมองนาฬิกาก็ผ่านไปเป็นชั่วโมงแล้ว ถึงที่ทำงานตอนเช้านั่งจิบกาแฟ ทักทายเพื่อนฝูง เปิดคอม รับโทรศัพท์ อ่านอีเมลนิดหน่อย ก็แทบจะหมดเวลาช่วงเช้าไปแล้ว เรียกว่ายังไม่ได้เริ่มทำงานเป็นชิ้นเป็นอันเสียด้วยซ้ำไป ยิ่งถ้าวันไหนมีประชุมทั้งวันเช้าบ่ายแล้วล่ะก็ แทบไม่เหลือเวลาไว้ทำงาน มีปัญหางานไม่เสร็จเป็นประจำ ต้องมาเร่งเอาช่วงใกล้ส่งทุกทีนี่สิ

อ่านเพิ่มเติม : เช็คลิสต์สำรวจตัวเอง เพื่อทำงานให้ก้าวหน้ากว่าเดิมในปี 2560

หากปล่อยให้เป็นแบบนี้ไปเรื่อย ๆ คงจะไม่ดีแน่ วันนี้ผู้เขียนมีเทคนิคในการบริหารจัดการเวลาเพื่อทำงานให้เสร็จตามเป้าหมายมาฝากกันค่ะ

• จัดลำดับความสำคัญของงาน

  งานบางครั้งก็ไม่ได้ทยอยมาทีละงานสองงานให้เราจัดระเบียบชีวิตกันได้ง่าย ๆ แต่งานบางครั้งต้องเรียกว่าถาโถมเข้ามาจนไม่รู้ว่าจะทำอันไหนก่อนอันไหนหลัง มั่วกันไปหมด วิธีก็คือเราต้องจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้น โดยให้ดูจากความยากของงาน ควบคู่ไปกับวันที่ต้องส่งงานชิ้นนั้นด้วย ที่ต้องดูควบคู่กันก็เพราะงานบางอย่างแม้ว่าจะส่งก่อน แต่ง่ายนิดเดียว ตั้งใจทำไม่นานก็เสร็จ ส่วนงานบางอย่างแม้ว่าอีกนานกว่าจะส่ง แต่ด้วยความยากของงานทำให้ต้องมีการวางแผน แบ่งงาน และใช้เวลานานกว่าในการทำให้สำเร็จ ส่วนเทคนิคสำหรับคนที่แม้แต่จะจัดลำดับความสำคัญของงานก็ทำยากหรือใช้เวลาจัดยาก ก็ขอเพียงให้เริ่มค่อย ๆ ทยอยทำไปทีละงาน เลือกงานที่ง่ายก่อนก็ได้ เพื่อให้เสร็จจะได้เหลือจำนวนงานน้อยชิ้นลง ช่วยให้มีกำลังใจทำงานต่อ ๆ ไปมากขึ้น

• ลงมือทำทันที

  เมื่อจัดลำดับความสำคัญของงานเรียบร้อยแล้ว ขอให้เริ่มลงมือทำงานทันทีโดยไม่ต้องรีรอ แม้ว่าในวันนี้หรือวันพรุ่งนี้จะยังไม่มีงานที่ต้องส่งก็ตาม ก็ขอให้เริ่มเพราะงานเสร็จก่อนเวลาก็ย่อมดีกว่า จะได้มีเวลาเหลือพอที่จะทำงานอื่น ๆ มากขึ้นด้วย การมัวแต่ผัดวันประกันพรุ่งไม่ได้ช่วยอะไร มีแต่จะทำให้งานเสร็จช้าลงก็เท่านั้น

• ใช้เวลาว่างหาข้อมูล

  งานบางอย่างที่ต้องอ่านหรือหาข้อมูลเพิ่มเติม เทคนิคการบริหารเวลาก็คือให้ใช้เวลาว่างช่วงอื่น ๆ ของวันอ่านข้อมูลเหล่านี้เพื่อเตรียมความพร้อม เมื่อถึงเวลาทำงานจะได้เริ่มต้นทำงานได้แบบจริงจัง การนั่งอ่านข้อมูลในที่ทำงานที่มีเพื่อนร่วมงานนั่งอยู่ หรือมีสายโทรศัพท์เข้าตลอดก็อาจทำให้เราขาดสมาธิ เลือกเวลาอื่นที่อยู่คนเดียว เช่น ช่วงรอรับลูก รอเพื่อน รอพบหมอ หรือมาทำงานให้เช้ากว่าปกติตอนที่ยังไม่มีใครมา ช่วยเพิ่มสมาธิในการหาข้อมูลและอ่านรายละเอียดของงานให้มากขึ้นได้

• หลีกเลี่ยงการรับสายหรือเช็คไลน์ส่วนตัวระหว่างทำงาน

  หนึ่งในเหตุผลที่ดึงเวลาในการทำงานของคนส่วนใหญ่ให้น้อยลงก็คือ สายโทรศัพท์ส่วนตัวหรือไลน์ส่วนตัวนี่แหละค่ะ บางคนติดโลกโซเชียล แม้แต่เวลาทำงานก็อดไม่ได้ที่จะคอยเช็คทุก 15 นาที เช็คเสร็จกว่าจะรวบรวมสมาธิกลับเข้ามาทำงานได้ใหม่ก็ต้องใช้เวลาอีกหลายนาที เราต้องยอมรับกันเลยว่าวัน ๆ หนึ่งบางครั้งเราเสียเวลาทำงานไปกับเรื่องส่วนตัวและเรื่องไม่เป็นเรื่องมากเหมือนกัน วิธีก็คือลด ละ เลิก พฤติกรรมการคุยสายหรือไลน์ส่วนตัวระหว่างเวลาทำงาน กำหนดไว้เลยว่าเราจะเช็คแค่ช่วงพักเที่ยงเท่านั้น อีกทีคือตอนเลิกงาน ต้องทำให้ได้ เพื่อไม่ให้เวลาในหนึ่งวันต้องสูญเสียไปกับสิ่งที่ไม่ใช่งาน ถ้ากลัวว่าทำไม่ได้ก็ต้องใช้วิธีเก็บสมาร์ทโฟน หรือเครื่องมือสื่อสารให้พ้นจากสายตา เช่น เก็บเข้าลิ้นชัก หรือตู้ ไปเลย

• รู้จักแบ่งงานให้ลูกน้อง

  บางครั้งการที่งานเสร็จช้าก็เป็นเพราะเราเก็บงานทุกอย่างไว้ทำเพียงคนเดียว ไม่มีการกระจายงานออกไปให้กับน้อง ๆ ในแผนกช่วยกันรับผิดชอบ งานหนึ่งงานหากมีคนช่วยกันทำก็จะมีโอกาสสำเร็จได้เร็วกว่า บางคนให้เหตุผลว่ายิ่งแบ่งงานยิ่งยุ่ง กว่าจะอธิบายให้เข้าใจกัน เดี๋ยวทำผิดทำถูกมาส่ง ต้องมาแก้จะยิ่งช้าเข้าไปอีก หากอยากบริหารเวลาการทำงานให้สำเร็จได้ในระยะยาวก็ต้องมีการลงทุนลงแรงโดยต้องฝึกคนขึ้นมาทำอะไรแทนเราได้บ้างค่ะ เพราะไม่อย่างนั้นก็ต้องเหนื่อยคนเดียวไปอีกนานแสนนาน เมื่อน้อง ๆ ในแผนกได้ฝึกช่วยเหลือรับผิดชอบงานอยู่บ่อย ๆ วันหนึ่งเราก็จะสบายขึ้น เพราะคนเหล่านี้แหละที่จะช่วยเราได้และไม่แน่นะ เด็กสมัยนี้เก่งค่ะ บางคนอาจมีความถนัดในบางเรื่องที่มากกว่าเราเสียอีก

• ทำงานให้เสร็จทีละอย่าง

  บางคนทำงานแบบหลายฟังก์ชัน ทำทุกอย่างในเวลาเดียวกัน นอกจากจะไม่มีการโฟกัสไปที่งานแต่ละชิ้นแล้ว บางทีก็ยังทำให้มั่วด้วยค่ะ ประสิทธิภาพของงานจะสำเร็จดีหากเราตั้งใจและใส่ใจ วิธีคือควรทำงานให้เสร็จทีละอย่าง เมื่องานหนึ่งเสร็จค่อยเริ่มต้นทำงานต่อไป ความสำเร็จของงานไม่ได้อยู่ที่ว่าส่งงานได้ทันเพียงอย่างเดียวนะคะ แต่ต้องหมายถึงคุณภาพของงานที่ใช้ได้ และไม่ต้องมีการแก้ไขด้วย โฟกัสไปทีละงานจะดีที่สุดค่ะ อันนี้ไม่ได้หมายถึงการมอบหมายงานของหัวหน้างาน ที่สามารถทำพร้อมกันไปได้ในคราวเดียวกันเลย

แม้ว่าจะผ่านพ้นช่วงเวลาของเทศกาลปีใหม่กันไปแล้ว แต่เราก็ยังคิดทำอะไรใหม่ ๆ ให้กับชีวิตของเราได้อยู่เรื่อย ๆ เรื่องงานถือเป็นเรื่องหนึ่งที่สำคัญที่หากเราสามารถจัดการบริหารเวลาในการทำงานให้ดี นอกจากจะช่วยให้งานสำเร็จเสร็จเร็วตามเป้าหมายได้แล้ว เราจะยังสามารถสร้างชีวิตที่สมดุลระหว่างเรื่องงาน และครอบครัวได้ด้วย ไม่ต้องเอาเวลาส่วนตัวที่จะได้อยู่กับครอบครัว ได้เล่นกับลูก ได้ทานข้าว ไปเที่ยว มานั่งทำงานหน้าดำคร่ำเคร่ง  ลองนำเทคนิคข้างต้นไปปรับใช้ดูนะคะ ผู้เขียนเชื่อว่าหากทำตามนี้น่าจะช่วยให้การบริหารงานดีขึ้นได้อย่างแน่นอนค่ะ