ในการทำ ธุรกิจ นั้น เราควรเริ่มจากการทำความเข้าใจสภาพของ ธุรกิจ ตัวเองก่อนว่า ในแต่ละเดือนมีรายรับเข้ามาจากทางไหนบ้าง และอยู่ในรูปแบบของเงินสดหรือไม่ ในบางครั้งแม้เราจะมียอดรายได้สูง แต่เราอาจลืมคิดไปว่าตัวเลขนั้นไม่ได้อยู่ในรูปของเงินสด แต่เป็นเครดิตแทน
เมื่อเรามีรายได้ประเภทนี้มากๆจะทำให้สภาพคล่องของกระแสเงินสดลดลงไป ยังไม่นับรวมถึงเงินสดที่ออกจากกระเป๋าของเราไปว่าถูกใช้ไปกับอะไรบ้างในรูปแบบใด นำข้อมูลเหล่านี้มาประมวลผลดูว่าเงินสดที่เรามีในระบบนั้นเพียงพอต่อการดำเนิน ธุรกิจ หรือไม่ และมีสำรองไว้ใช้ในยามฉุกเฉินมากน้อยเพียงใด
1. การสำรองเงินไว้ใช้ในยามฉุกเฉิน
ถือเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่งในการดำเนิน ธุรกิจ เพราะเราไม่มีทางคาดเดาได้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นในอนาคตบ้าง การเริ่มต้น ธุรกิจ เป็นของตัวเองนั้น ผู้ประกอบการต้องมีความพร้อม และเตรียมตัวเตรียมใจที่จะรับความเสี่ยงที่เกิดขึ้น ก่อนที่จะเริ่มธุรกิจได้ ทุกคนมักมีความมั่นใจในระดับหนึ่ง การตั้งความหวังถือเป็นการให้กำลังใจตัวเอง แต่เมื่อคาดหวังแล้ว ก็ควรหาทางที่จะไปถึงจุดหมายด้วย
ในทางกลับกัน การเผื่อใจเอาไว้ในกรณีที่ล้มเหลวก็เป็นสิ่งที่ควรทำเช่นกัน การสำรองเงินไว้ใช้ในยามฉุกเฉินถือเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่งในการดำเนินธุรกิจ เพราะหากเกิดเหตุฉุกเฉิน เช่น ในบางครั้งลูกค้าอาจชำระหนี้ช้า และเราจำเป็นต้องชำระค่าใช้จ่ายรายเดือน ไม่ว่าจะเป็นค่าวัตถุดิบ ค่าแรง เงินเดือนพนักงาน จนเกิดภาวะขาดเงินสดหมุนเวียนในระบบ ก็มีสิทธิทำให้ธุรกิจของเราล้มลงได้ง่ายๆ โดยที่เราไม่ทันตั้งตัวเช่นกัน
2. การทำธุรกิจควรบันทึกรายจ่ายทุกอย่างอย่างเป็นระบบ
รวมไปถึงกิจกรรมต่างๆ เช่น การพบปะลูกค้าเมื่อไร ที่ไหน ใช้เงินเท่าไร รายละเอียดเหล่านี้ควรบันทึกไว้ให้ครบถ้วน เพราะเมื่อเกิดเหตุการณ์ที่เราต้องใช้ข้อมูลเหล่านี้จะได้ไม่เสียเวลาไปกับการค้นหา ซึ่งเหตุการณ์เหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะการตรวจสอบภาษีย้อนหลัง
วิธีจัดการที่ดีคือรวบรวมข้อมูลเหล่านี้ไว้ด้วยกัน ด้วยโปรแกรมหรือเครื่องมือต่างๆ ซึ่งหลายๆ อุปกรณ์สามารถช่วยเราจัดเรียงเอกสารเหล่าให้เป็นระเบียบเรียบร้อยเพื่อง่ายต่อการค้นหา โดยข้อมูลเหล่านี้ควรเริ่มเก็บตั้งแต่เดือนแรกที่เริ่มต้นธุรกิจ เมื่อเกิดปัญหาขึ้น เราสามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ทำให้ไม่เสียเวลาค้นหาจากที่ต่างๆ
3. พนักงานทุกคนมีความสำคัญ
การดูแลและตอบแทนพนักงานของเราให้เหมาะสมถือเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะบริษัทของเราคงขับเคลื่อนไปข้างหน้าด้วยตัวคนเดียวไม่ได้ การดูแลพนักงานเป็นเรื่องสำคัญมากในการทำธุรกิจ บริษัทของเราคงขับเคลื่อนไปข้างหน้าด้วยตัวคนเดียวไม่ได้หากไม่มีพนักงาน การดูแลและตอบแทนพนักงานของเราให้เหมาะสมจึงถือเป็นเรื่องสำคัญมากของบริษัท โดยสิ่งหนึ่งที่เราใช้ตอบแทนพนักงานของเราได้ก็คือสวัสดิการนั่นเอง
4. วางแผนการทำงานให้เป็น
นักธุรกิจเริ่มต้นส่วนใหญ่มักมีปัญหาในการวางแผนการทำงานไม่เป็น อาจเป็นเพราะขาดประสบการณ์ในการทำงานที่ตัวเองตัองควบคุมทุกอย่างทั้งหมดมาก่อน ทำให้การตั้งเป้าหมายของบางคนตั้งเป้าหมายแค่เพียงระยะสั้นแต่ลืมคิดถึงอนาคตข้างหน้าอีกสัก 5-10 ปี บางคนก็วางแผนระยะยาวจนไม่ได้สนใจแผนงานย่อยๆ ที่ต้องทำเพื่อเป็นถึงเป้าหมายระยะยาวนั้น แม้แต่บางคนที่เลือกเดินหน้าลุยงานโดยที่ไม่ตั้งเป้าหมายอะไรไว้เลยว่าจะได้อะไรกลับคืนมาบ้าง ซึ่งถ้าเราคิดแบบนี้อาจทำให้เราหลงทางเมื่อทำธุรกิจไปได้สักพัก
5. ตั้งเป้าและทำให้ได้
กำหนดเป้าหมายไว้ก่อนว่าเราคาดหวังอะไรจากการดำเนินงาน แต่ละจุดนั้นเราทำได้ถึงไหนแล้ว ตรงตามความต้องการหรือยังดังนั้นก่อนที่จะทดลองอะไรนั้น ลองตั้งเป้าหมายไว้ก่อนว่าเราคาดหวังอะไรจากการดำเนินงาน ถ้าเป็นโปรเจ็คใหญ่ก็อาจมีการตั้งเป้าหมายย่อยๆ ไว้ว่า แต่ละจุดนั้นเราทำได้ถึงไหนแล้ว ตรงตามเป้าหรือไม่ รวมไปถึงการกำหนดเวลาดำเนินการด้วยว่าแต่ละกระบวนการจะใช้เวลานานเท่าไร
เช่น ถ้าเราทำแคมเปญสักอย่างเพื่อเรียกลูกค้าก็อย่าทำขึ้นมาลอยๆ ควรจะตั้งเป้าไว้ด้วยว่าหลังจบแคมเปญนี้เราอยากได้ลูกค้าเพิ่มมาเท่าไร มีผู้ให้ความสนใจมากน้อยเพียงใด ซึ่งหลังจบแคมเปญก็วัดผลว่ากิจกรรมที่จัดขึ้นนั้น ได้ผลตรงตามเป้าที่เราต้องการไหม หรือมีอะไรที่ต้องปรับปรุงอีกบ้างในครั้งต่อๆ ไป
6. ลดต้นทุน
การหากำไรสำหรับการทำธุรกิจนั้น นอกจากเราจะเพิ่มยอดขายแล้ว ยังมีอีกวิธีที่เพิ่มกำไรให้เราได้เช่นกัน นั่นก็คือการลดต้นทุนให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ สำหรับวัตถุดิบบางอย่างอาจลดต้นทุนลงไม่ได้ เพราะคุณภาพสินค้าจะลดตามไปด้วย แต่สำหรับต้นทุนบางอย่างก็ลดได้ตั้งแต่ตอนเริ่มต้นธุรกิจได้ไม่ยาก เช่น ออฟฟิศของเรา ซึ่งถ้าเราหาพื้นที่ในเมืองอย่าง สีลม ก็จะมีค่าเช่าพื้นที่สูงมาก แต่ถ้าเราขยับออกมานอกเขตนั้นสักหน่อยหรือใช้วิธีเปลี่ยนบ้าน หรืออพาทเมนต์ตัวเองให้เป็นสำนักงานชั่วคราวในช่วงเริ่มต้น ก็จะช่วยลดต้นทุนลงไปได้เยอะเลยทีเดียว
